이 가이드를 읽고 여러분의 회사에 업무 관리 솔루션이 필요한 이유를 확인해 보세요.
효율적인 업무 현장을 위해서는 커뮤니케이션, 협업, 조정이 필수적입니다. 엔터프라이즈 수준에서는 팀이 최소한의 방해 요소와 높은 생산성으로 업무를 조율할 수 있도록 매끄러운 정보 흐름, 원활한 인수인계, 표준화된 프로세스가 필요합니다.
업무 관리 솔루션은 원격, 하이브리드, 대면 등 업무 방식에 관계없이 이러한 일을 가능하게 합니다. 업무 관리 솔루션은 조직이 워크로드를 완벽히 파악하고, 다양한 프로젝트에 적용할 수 있는 재사용 가능한 워크플로를 생성하고, 콘텐츠를 보관하고, 교차기능팀이 협업할 수 있도록 하는데 도움이 됩니다. 한 마디로 업무 관리 플랫폼은 엔드투엔드 회사 운영을 위한 단일 정보 소스라고 할 수 있습니다.
업무 관리란 무엇인가요?
업무 관리는 완벽한 가시성을 제공하고 협업을 촉진함으로써 개인 업무, 팀 수준의 업무, 프로젝트 기반의 업무를 효율화하는 시스템입니다. 효율적인 업무 관리 시스템은 생산성과 효율성을 높이며 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 합니다.
업무 관리는 조직 수준에서 이루어지며, 업무 관리에는 프로젝트 관리, 자원 관리, 작업 관리, 시간 관리, 프로세스 관리가 포함됩니다. 업무 관리는 프로젝트 관리를 위한 프레임워크 역할을 한다고 할 수 있습니다.
다시 말해 업무 관리에는 회사 수준에서 성공적인 프로젝트를 위한 모든 것이 포함됩니다. 요구 사항을 정확히 충족하고 업무 관리의 각 요소를 커버하기 위해서는 올인원 도구보다 커스터마이징 가능한 도구를 보유하고 있는 것이 이상적입니다.
프로젝트 관리는 업무 관리에 있어 중요한 부분으로, 프로젝트 관리자는 프로젝트의 범위, 팀, 예산, 결과물을 감독하는 역할을 합니다.
자원 관리에는 과도한 업무 배정과 프로젝트 지연을 방지하는 방식으로 직원의 일정을 관리하고, 워크로드에 대해 가시성을 확보하고, 작업에 적합한 인원을 파악하는 일이 포함됩니다.
시간 관리는 팀이 워크로드의 균형을 유지하고, 일정을 지키고, 번아웃을 경험하지 않고 마감일을 준수할 수 있도록 지원하는 방법입니다. 최고의 시간 관리 테크닉은 생산성을 높이는 동시에 팀원들의 일과 삶의 균형을 유지하는 역할을 합니다.
리포팅에는 생산성 및 효율성과 같은 변수를 측정하기 위해 다양한 비즈니스 프로세스를 추적하는 일이 포함됩니다. 리포팅은 경영진이 비즈니스 프로세스를 개선하고 경쟁력을 유지하기 위한 의사결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
업무 관리와 프로젝트 관리 비교
업무 관리가 프로젝트 관리와 유사하게 들릴 수 있습니다. 업무 관리와 프로젝트 관리는 유사한 프로세스를 지니고 있지만 규모면에서 차이가 있습니다. 프로젝트 관리 수명 주기에는 프로젝트 목표 달성을 위한 계획, 일정 관리, 실행, 분석이 포함됩니다. 업무 관리 수명 주기는 유사한 프로세스를 따르지만 범위가 더 넓으며, 전략적 비즈니스 우선순위와 장기 목표와 연계된 다수의 프로젝트가 포함됩니다. 업무 관리에는 조직 내 모든 팀이 포함되며, 외부 이해 관계자도 포함되는 경우가 많습니다. 업무 관리는 회사의 변화하는 요구 사항에 따라 진화하는 반복적인 프로세스입니다.
업무 관리 프로세스의 단계
업무 관리 프로세스에는 여러 단계가 포함되며, 각 단계는 서로 다른 목적을 달성하고 업무를 진행하는 역할을 합니다.
업무 식별
식별 단계는 완료해야 하는 업무, 업무 완료 방법, 완료 일정을 식별하고 문서화하는 단계입니다. 이 단계에서는 구체적으로 업무의 윤곽을 파악하는 것이 중요합니다.
예를 들어 한 회사에서 다음 분기에 마케팅 캠페인이 필요하다는 사실을 식별했다고 가정해 보겠습니다. 작업에는 블로그 카피, 소셜 카피, 웨비나, 버그 수정, 제품 기능 출시 등 여러 팀에 속해 있는 모든 프로젝트가 포함될 수 있습니다. 먼저 팀은 Trello 보드를 캠페인의 구체적인 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 이 경우 해당 프로젝트를 관리하는 팀은 정보를 관리하고, 동료를 초대하고, 구성원의 권한을 설정하고, 작업을 추가하기 위해 보드를 생성하고 커스터마이징하게 될 것입니다.
업무 계획
계획 단계에서 관리자들은 필요한 자원, 프로젝트 타임라인, 최종 결과물로 이어지게 될 소규모 결과물을 예측해야 합니다.
예를 들어 마케팅 관리자는 다양한 작업 목록을 작성하고, 작업을 스킬 세트와 매칭하고, 조직 내에서 해당 스킬 세트를 갖추고 있고 다음 분기에 업무를 수행할 수 있는 인원을 파악하게 될 것입니다. 예시를 위해 캠페인의 모든 결과물을 커버하기 위해서는 카피라이터, 소셜 미디어 전문가, 디자이너, 제품 마케팅 관리자, 개발자가 필요하다고 가정해 보겠습니다. 이때 관리자는 사용 가능한 자원을 캠페인의 요구 사항에 따라 매칭하게 될 것입니다. 이는 관리자들이 사내에 적합한 인원이 존재하는지, 아니면 팀원들의 기량을 향상시킬 필요가 있는지 평가하고 동일한 자원을 필요로 하는 다른 프로젝트를 고려하는 데 도움이 됩니다. Project Plans 및 Project Posters 등의 Confluence 템플릿은 이러한 모든 중요 프로젝트 정보에 대해 정보 소스 역할을 할 수 있습니다.
업무 일정 관리
일정 관리 단계는 업무 관리 프로세스의 기반이 됩니다. 관리자들은 실패를 방지하는 일정을 수립하기 위해 먼저 향후 몇 주나 몇 개월에 걸쳐 완벽한 가시성을 확보할 필요가 있습니다. 그다음에는 직원 일정에 여유를 두어 병가를 내야 하는 경우 이후 업무를 따라잡거나 휴식, 조사, 학습을 위한 시간을 확보할 수 있도록 하는 것이 현명합니다.
예를 들어 관리자는 디자이너들의 일정을 관리하는 중 한 디자이너는 이미 다른 프로젝트에 배정되어 있는 반면, 다른 디자이너는 중요한 결과물이 필요한 시기에 유급 휴가를 예약했다는 사실을 발견하게 될 수 있습니다. 일정 관리 단계는 다른 팀의 디자이너나 프리랜서를 미리 확보할 수 있도록 이러한 일정 충돌 가능성을 알려 주는 역할을 합니다.
업무 실행
실행 단계는 작업 관리 프로세스 중 가장 오랜 시간이 소요되고 업무가 실제로 시작되는 단계일 가능성이 높습니다. 팀원들은 원활한 업무 관리 프로세스를 통해 수월하게 일정에 맞춰 작업을 수행하고 딜리버리 마일스톤을 달성할 수 있습니다. 이 단계에서는 블로그 콘텐츠와 소셜 미디어 카피가 주기적으로 게시되고, 제품 버그가 수정되어 발표되고, 신규 기능 롤아웃이 준비되는 등 마케팅 캠페인이 진행될 것입니다.
이 단계에서는 팀 협업이 핵심이며, Jira 등의 도구는 모든 정보 사일로를 해소하고 재무 팀부터 엔지니어링 팀까지 모든 팀이 진행 중인 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다. 팀들은 Jira의 타임라인, 목록, 캘린더 또는 보드 뷰를 사용해 자신과 이해 관계자들에게 가장 적합한 방식으로 업무를 표시함으로써 모든 사람이 일정을 준수하고 일정에 맞게 업무를 조율하도록 지원할 수 있습니다.
업무 팔로우업
업무 팔로우업 단계는 작업 진행 상황을 모니터링하고, 문제에 대해 브레인스토밍을 진행하고, 지연 사항에 대해 커뮤니케이션하는 단계입니다. 모든 일이 항상 계획대로 진행되는 것은 아닙니다. 부실한 계획, 비효율적인 일정 관리, 커뮤니케이션 및 협업 부족으로 인해 작업이 원하지 않는 방향으로 흘러가게 될 가능성이 있습니다. 팔로우업 단계에서는 관리자들이 병목 현상을 해소하고, 마감일을 변경하고, 변경 사항을 문서화할 수 있습니다.
이제 신규 기능의 롤아웃이 예상치 못하게 지연되고 있으며, 이로 인해 종속성이 영향을 받고 있다고 가정해 보겠습니다. Atlassian Home의 Goals 기능을 사용하면 신규 기능을 제공해야 하는 팀은 매주 프로젝트 업데이트를 포스팅함으로써 이해 관계자들에게 진행 상황 업데이트를 제공할 수 있습니다.
기존에 업무에 대한 중요 커뮤니케이션은 주로 회의에서 이루어졌습니다. 하지만 이 경우에는 모든 사람들의 일정을 파악하기가 어려울 수 있으며, 회의로 인해 팀원들이 집중할 수 있는 시간을 빼앗길 수 있다는 문제가 있습니다. 이때 Loom을 이용하면 다음 회의까지 대기할 필요 없이 모두가 쉽게 화면을 공유하고 비디오 메시지, 피드백 도는 프로젝트 업데이트를 녹화할 수 있습니다. 또한 Loom 비디오는 Goals, Confluence 페이지, Jira 작업 등 팀이 업무를 진행하는 곳이라면 어디에든 공유가 가능합니다.
업무 분석
업무 분석 단계는 문서를 참조해 교훈을 수집하는 단계입니다. 업무 분석은 장애물과 성과에 대한 인사이트를 제공하며, 이를 통해 문제에 대한 해결책을 브레인스토밍하고 성과를 위한 반복 가능한 프로세스를 수립할 수 있습니다.
업무 분석 단계에서는 팀이 신규 제품 기능 릴리스가 지연된 이류를 분석하게 됩니다. 신규 팀원을 위한 온보딩이 충분하지 않았나요? 개발자가 다른 프로젝트에 참여하게 되었나요? 개발자에게 철저한 제품 로드맵이 제공되었나요? 여러분은 이러한 질문에 대한 답변에 따라 솔루션을 개발하고 향후 업무 관리 시나리오에 활용할 수 있습니다.
포괄적인 분석을 수행하기 위해서는 정확한 인사이트를 제공하고 업무 현황을 파악하는 데 도움이 되는 데이터 및 리포팅 기능이 필요합니다. Jira와 같은 도구는 팀 워크로드의 균형을 맞추고, 팀 워크로드를 통제하고, 일일 작업의 세부 사항을 확인하고, 프로젝트별 리포팅 작업을 수행하는 데 도움이 됩니다.
Atlassian의 업무 관리 도구 모음 활용하기
업무 관리는 쉽지 않은 프로세스이지만, 기술을 활용하면 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 작업과 세부 사항을 놓칠 가능성이 있는 올인원 도구 대신, 각각의 강력한 기능을 갖춘 도구 세트를 지니고 있는 업무 관리 플랫폼을 선택하세요.
이러한 업무 관리 플랫폼으로는 Atlassian의 업무 관리 플랫폼이 있으며, Atlassian의 업무 관리 플랫폼에는 다음과 같이 업무 관리의 각 요소를 위한 도구가 포함되어 있습니다.
커뮤니케이션: 모든 팀원이 신속하고 쉽게 업데이트, 피드백, 아이디어, 분석이 포함된 비디오 메시지를 공유할 수 있도록 하세요. 또한 Loom을 사용하면 화면과 카메라를 녹화해 회의를 진행하거나 이메일을 주고받을 필요성을 줄일 수 있습니다.
조정: 비즈니스 팀들이 쉽게 작업, 마감일, 딜리버리에 대해 거시적인 관점을 확보할 수 있도록 하세요. 비즈니스 팀들은 Jira를 통해 맞춤형 환경에서 작업을 생성 및 편집하고, 일정 및 워크로드를 확인하고, 작업 상태를 추적할 수 있습니다.
콘텐츠: 팀원들에게 결과물을 생산, 저장, 공유할 수 있는 협업 스토리지 스페이스를 제공하세요. Confluence를 사용하면 사일로를 해소하고, 지식 공유와 협업을 촉진하고, 업무를 더 신속하게 진행할 수 있습니다.
협업: 팀원들이 작업을 확인하고, 필요한 도구를 사용하고, 함께 업무를 확인하고 신속하게 문제를 해결할 수 있는 장소를 제공하세요. Trello에서는 보드, 카드, 리스트로 손쉽게 작업을 관리하고 프로젝트의 우선순위를 지정할 수 있습니다.
비동기 커뮤니케이션은 여러 지역과 시간대에서 업무를 진행하는 팀들이 회의 중이 아닐 때도 업무를 진행하고 의사결정을 내리는 데 필요한 모든 정보를 확보하는 방법입니다. 화면 공유를 통한 비디오 메시지는 복잡한 주제, 피드백, 인사이트에 대해 비동기적으로 커뮤니케이션할 수 있는 가장 쉬운 방법인 경우가 많습니다.
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